[事例ニュース]

2021年1月18日(月)日川 佳三（IT Leaders編集部）

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　フコク生命は、2021年3月に東京都千代田区にある内幸町本社オフィスの移転を予定している。同オフィスではこれまで、各種の手続き書類を、紙のまま保管してきた。こうした紙文書が、約4000万枚（A4判のファイルを積み上げた高さは4000メートル相当）ある。

　移転後の新オフィスでは、紙文書を格納するための書庫を、大幅に削減する。これにともない、紙文書を電子化してペーパーレス化を図るため、文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager」を導入した。2020年5月28日から稼働している。

　現在、既存の紙書類を「活文」に登録したり、廃棄や外部倉庫へ保管したりするなどのペーパーレス化を推進している。こうしたペーパーレス化によって、2020年度中に、紙書類のうち75%を削減できる見込みである。

　今回構築した文書管理システムは、スキャンした紙書類の電子ファイルを登録する際に、活文のOCRオプションを用いてテキスト情報を抽出している。さらに、個別開発したプログラムで文書の属性情報を抽出し、検索や分類に使うインデックス情報の入力作業を軽減している。

　運用にあたっては、利用者の職位や文書の機密レベルに応じて、アクセス権を設定した。ユーザーに応じて、機密文書を参照することはできるが、ダウンロードはできない、といった運用ができている。