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[プロセスマイニング コンファレンス 2021 LIVE]

バックオフィスの業務データを自動的に収集、課題点の分析&見える化でプロセス改革を実現する

2021年7月28日(水)

業務プロセスの見直しにあたって、これまで「そういうものだから」と行ってきた定型業務やバックオフィス業務は格好の検討材料となる。だが、企業ごとの処理スキームや慣習が随所に入り込み、標準となる評価ポイントが存在しない分、どこに問題があり何を改善すべきかを具体的に見いだすのは非常に難しい。6月29日にオンライン開催された「プロセスマイニング コンファレンス 2021 LIVE」(主催:インプレス IT Leaders)に登壇した株式会社MeeCap代表取締役社長の是澤優和氏は、ワークログの収集・可視化・分析を通じたデータドリブンなバックオフィス変革を提唱する。

バックオフィス業務にこそ
データドリブンな業務改革は必要

 いま日本の多くの企業が、かつてない変革の波にさらされている。その中で競争力強化を目指して、DX推進をスローガンに、データドリブンな市場対応や組織変革を推進、新たな事業領域や付加価値の創造に取り組む企業は少なくない。

 またそうした環境に対応した「働き方改革」も盛んだ。日本の企業は、長時間労働や過重労働による従業員への負担が大きかった。これをコンプライアンス対応や従業員満足度の観点から改善する動きも増えてきている。

 だが、テレワークの普及、派遣社員やBPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)といった外部リソースの利用、さらにSaaSの活用などが進み、定型業務やバックオフィスはより複雑化し、むしろ業務プロセスはブラックボックス化・属人化が進んでいる。この結果、定型業務の領域における変革を思うように推進できず、現場の疲弊を招いている例も数えきれない。

 そうした状況下でも、着実に変革を起こしている成功例はあるとMeeCapの是澤氏は言う。典型的なのは、データを活用することで、変革を促し加速している例だ。最近では SFA(Sales Force Automation:営業支援)ツール やCRM(Customer Relationship Management:顧客関係管理)ツール、タレントマネジメントツールなどを営業やマーケティング、人事に取り入れるケースが目立っている。

株式会社MeeCap 代表取締役社長 是澤 優和氏

 これらのツールに共通しているのは、まずは情報を一元化・定量化しようとしている点。つまり、さまざまな業務の中にある事象を客観的にデータ化し、そのデータを多くの人が活用して、業務改革の具体的なアクションにつなげるのだ。

 「こうしたデータ活用は、いわゆる非定型の業務領域では進んでいて、実績もどんどん作られています。一方、定型的なバックオフィス業務は、まだ着手できていない企業がほとんどです。私たちはこれまで直接的なDX投資の対象とならず見過ごされてきたこの領域に改革のスポットを当てることで、全社的なデータドリブン経営の実現を支援していきたいと考えています」(是澤氏)。

バックオフィス業務のデータ活用は未着手の企業が多い
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業務プロセスのさまざまな作業ログを
MeeCapが自動的に収集・分析

 バックオフィス業務におけるデータドリブンな業務改革を実現するソリューションとして、是澤氏が紹介するのがプロセスマイニングソリューション「MeeCap(ミーキャップ)」だ。これは簡単に言うと、従業員のバックオフィス業務におけるワークログを収集し、可視化、分析までを一貫して行う、いわば「バックオフィスの見える化と課題発見のためのツール」だ。

 従業員がふだん仕事に使っているPCの作業ログを利用するため、新たに専用のデータ収集の仕組みを導入する必要もなく、また従業員に対して本来の業務とは別に行動記録の入力などを要求する必要もない。

 「たとえば経理担当者がExcelを使って経費精算をしていると、その人が特に操作をしなくても、MeeCapがバックグラウンドでさまざまな操作記録を、データとして自動的に取得します。エンドユーザーの負担は、導入時にクライアントツールをPCにインストールして起動するだけです。それ以降はPCを起動すると同時にMeeCapも立ち上がって、自動的に日々の操作データを集めてくれます」(是澤氏)。

 収集するデータも非常に多彩だ。まずバックグラウンドで取得できるログとしては、「どのアプリケーションを使っているのか?」。また「どのファイルにアクセスしたのか?」は、ファイルパスやブラウザの URLを取得して記録する。さらに「キーボードを打った記録」も、入力した文字キーはもちろんコマンドキーやショートカットキーまですべて網羅できるという。

PCの操作履歴などを自動的に収集して分析・可視化までを実行
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 「あとMeeCapの大きな特徴として、左クリック時に画面キャプチャも収集できるので、『どんな画面を見ていたのか?』まで、後から分析できるようになっています。こうして集めた情報は定期的にクラウドサーバーにアップロードされて、分析のためのデータベースが育っていきます。もちろんこれもツールが自動的に実行するので、従業員の皆さんがわざわざ操作する必要はありません。機微情報などに関しても、ログの取得・閲覧制限をかけることが可能です」(是澤氏)。

業務の問題点の可視化・分析から
組織改善までの機能をトータルに提供

 もう少し詳しくMeeCapの特徴について見ていこう。MeeCapには大きく分けて、以下の4つの特徴があると是澤氏は紹介する。

① 業務の実態を迅速かつトータルに可視化できる

 デスクワークでは膨大なワークログが発生する。MeeCapはこれらを自動的に収集・解析して、部署ごとや個人単位で「どの業務にどれくらい時間をさいているのか?」をスピーディかつ網羅的に分析、可視化できる。

② 非効率とその要因の特定をサポートできる

 ①で得られた業務時間の分析結果をもとに、非効率的な動きがどこに潜んでいるのかを発見。それらを業務プロセス図として自動的に生成して、非効率の原因となっているボトルネックなどを詳しく調査できる。

③ 業務のパフォーマンスを測定できる

 これは新機能「Happy Pathトランザクションカウント」により実現されるプロセスだ。①~②で特定したボトルネックなどが、実際にどうパフォーマンスに影響しているかを可視化。定型業務のプロセスから分析したい特定の部分を切り出して、修理件数や処理時間、所用コストなどを定量的に測定し、問題点に対応することでパフォーマンスの改善を実現できるようになる。

処理時間の長いCase ID(案件数)を特定することで問題点をクリアにした事例
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④ データドリブンな組織作りが実現する

 ①~③で可視化された業務時間やプロセス、パフォーマンスを蓄積・分析を重ねることによって、必然的にデータドリブンな組織作りに向けた動きが加速してゆく。常に最新の業務実態を反映したデータに基づいた意思決定や効果測定が可能になり、DXに向けた組織の基盤構築が進む。

 こうした特徴が評価され、導入実績の累計は約100社を達成していると是澤氏は明かす。

 「導入業界も非常に多種多様で、金融や流通を始め、通販や不動産システム、またアウトソーシングベンダーなどのお客様にも活用いただいています。適用対象の業務としてはやはりバックオフィス業務が中心で、たとえば営業事務や経理業務といった、比較的定型業務の多い領域に導入されるお客様が大半を占めています」(是澤氏)。

「データの民主化」を通じて
真のデータドリブンな業務改革を支援

 MeeCapの具体的な機能や活用例は、上で紹介した4つの特徴すべてにわたって多いが、是澤氏はその中から「データドリブンな組織作りの実現」について、さらに詳しく紹介した。

 データに基づいた経営判断を行うには、組織や個人のパフォーマンスを定量化し続ける必要がある。しかし業務の棚卸しや業務改革に取り組む企業は多いが、それが成果に結びつく例は極めて少ない。その原因は取り組みが一過性のイベントとして終わってしまい、「そこで得られた経験値やデータを分析→パフォーマンスを定量化→データに基づく改善や経営判断」という継続的な業務改革のPDCAサイクルが育たないからだと是澤氏は指摘する。

 「パフォーマンスを常に計測し続けるうちに、変化に柔軟に対応できるようになってきます。さらに取得したデータを経営層やマネージャー、従業員全員で共有することで、組織全体での改善活動を将来に向けて継続していけるようになります。MeeCapはそうした『データの民主化』と『データドリブンな業務改革』の基盤として、企業の変革を継続的に支援できるツールだと自負しています」(是澤氏)。

導入・運用の手軽さは大きな特徴で、多くの企業で実績を出している
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 MeeCapは、データ活用に基づく業務改善のプロセス実現に向け、さらに多彩かつ有用な機能の開発を目指していくという。「今後はそうしたツールの機能強化に加え、セミナーや事例公開、Web サイトでの情報発信を積極的に進めていきたいと考えています。詳しい説明やデモをご希望の方は、お気軽にご相談ください」と力強く呼びかけ、是澤氏はセッションを締めくくった。


●お問い合わせ先

株式会社MeeCap

URL: https://www.mee-cap.com/

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