[新製品・サービス]

2020年7月20日(月)IT Leaders編集部

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　ドリーム・アーツのSmartDBは、社内の申請業務をペーパーレスで実施できる承認ワークフロー機能と、アクセス権限の設定ができる文書管理機能を兼ね備えたクラウドサービスである。

　今回、電子契約サービスのクラウドサインと連携するための機能をオプションとして用意した。なお、クラウドサインは、契約締結をクラウド上で完結できるサービスである。電子署名とタイムスタンプによって、「いつ、誰が、何を契約したか」を確認できる。

　クラウドサインと連携することで、社内の起案担当者は、申請から契約締結、その後の社内システムへの自動保管・管理までをSmartDB内で完結できるようになる（図1）。SmartDB上でワークフローを申請し、終了した時点で、契約書のPDFファイルが自動でクラウドサインに登録される。

図1：SmartDBとクラウドサインの連携イメージ（出典：ドリーム・アーツ）
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　取引先の担当者には、クラウドサインから確認依頼のメールが自動で送信される。取引先の担当者が契約書を確認・承認すると、デジタル証明書を付与したPDFファイルおよび合意締結証明書が、契約担当者と取引先担当者の双方に発行される。締結済みの契約書はSmartDBに自動で登録され、適正な権限が付与されて、安全な環境で検索・確認ができるようになる。

　背景について同社は、契約業務のペーパーレス化が普及しつつあることに加え、テレワークの導入が加速していることを挙げる。「社内や企業間で、紙とハンコによる業務フローに替わり、オンライン上で完結できる仕組みの整備が求められている」（同社）。