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資生堂、人事申請ワークフローをシステム化、紙申請と比べて1申請あたり60分削減

2022年2月22日(火)日川 佳三(IT Leaders編集部)

資生堂は、人事に関するサービス申請をデジタル化した。紙の書類を用いた従来の申請方式と比べて、1回の申請あたり平均で約60分を削減した。ServiceNow Japanの「HR Service Delivery」を導入して仕組みを構築した。加えて、ITインフラに関する問い合わせ対応の仕組みを、同社のITサービス管理ツール「ServiceNow ITSM」で集約を図っている。

 資生堂は、人事に関するサービス申請をデジタル化した。紙の書類を用いた従来の申請方式と比べて、1回の申請あたり平均で約60分を削減した。システム要素として、ServiceNow Japanの「HR Service Delivery」を導入した。導入プロジェクトは2020年7月から段階的に開始している。

 従来、資生堂のグループ会社を含めた国内拠点では、従業員による各種手当や育児・介護休暇といった人事に関するサービス申請を、紙書類やメールなどでやり取りしていた。このため、申請する側と申請を受理する側の双方にとって負担が大きく、申請から承認までに時間を要していた。こうした背景から同社は、人事サービスの申請をデジタル化するための基盤として、ServiceNowのHR Service Deliveryを導入した。

 従業員が専用ポータルのメニューから申請したい項目を選択し、承認者に申請が届いて承認を得られた後、通知が申請者に届く、という仕掛けを構築した。申請後の処理状況もリアルタイムで確認可能にした。既存の人事マスターと連携しているので、社員番号を入力するだけで、従業員の基本情報が自動で登録される仕組みとした。

 導入の効果は大きい。これまでの、申請書やマニュアルを検索する時間や記入する時間などを含めた、紙申請でかかっていた時間と比べて、1回の申請あたり平均で約60分を削減した。

 資生堂はまた、ITインフラに関する問い合わせ対応の仕組みを、ITサービス管理ツール(ServiceNow ITSM)で集約した。同社はこれまで、世界各地の拠点や部門が使っている業務システムの不具合やリカバリ対応の問い合わせ先、対応プロセスを統一していなかった。対応プロセスを標準化するため、ServiceNowのITSM(IT Service Management)を導入した。

 業務システムやアプリケーション、ITインフラに関する問い合わせの仕組みをITSMに集約した。現在、国内のアプリケーションのITサービスのうち約60%、ITインフラについては100%を、ITSM上に集約している。

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