[事例ニュース]

2023年11月15日(水)IT Leaders編集部

リスト

　PIVOTは、2021年設立のビジネス映像メディア運営企業である。関係企業やフリーランサーへの外部委託も含め、企画から制作まで多数の契約書を締結している。しかし、営業やプロデューサーが所属する事業部門にとっては制作業務の優先度が高く、契約業務は後回しになりがちで、抜け漏れやトラブルが発生しやすかったという。

　そこで、契約件数が増えても疎かにすることなく事業を推進できる環境を目指し、Sansanの契約業務クラウドサービス「Contract One」を2021年12月に導入した（画面1、関連記事：契約業務クラウド「Contract One」、GPTを用いて契約書を要約する「AI要約機能」を追加）。

画面1：契約業務クラウドサービス「Contract One」の機能イメージ（出典：Sansan）
拡大画像表示

　契約業務のオンライン化により効率向上を図ると共に、GPTを活用した文章内検索機能や要約機能を活用して、契約内容を迅速に把握できるようになり、事業部からの問い合わせ対応なども減ったという。事業の成長によって契約件数が前年比70%増となる中でも、法務人員を増員することなく対応できている。

　また、契約上のリスクを抜け漏れなく管理できるようになった。Contract Oneでは、契約先名やキーワードなどで関連する契約情報の一覧を表示でき、更新の抜け漏れを防ぐ期限アラート機能を備えている。同社では、新規プロジェクトにおける類似の契約状況や取引先関連企業との過去契約を一覧で確認することで、抜け漏れや2重契約を防いでいる。また、定期的に契約の棚卸しを行い、広告の掲載期限や2次利用範囲などを確認している。

　加えて、契約内容のデータベース化によって、有利な契約を結ぶための社内連携も実現した。コーポレート部門がタイムリーに契約情報を確認して、より有利な条件で交渉を行えるように事業部門に対してアドバイスし、自社の意図を正確に契約に反映させているという。すでに約700件の契約書をデータベース化している。