[事例ニュース]

2024年3月7日(木)日川 佳三（IT Leaders編集部）

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　大手消費財メーカー、花王グループの販売会社である花王グループカスタマーマーケティング（KCMK）。同社では、取引先との受発注プロセスにおいて、大手企業は電子受発注システムがほとんどだが、中小規模の取引先については、受注手段がほぼ100％ファクスに依存していたという。取引件数で見るとファクスによる受注のほうが圧倒的に多く、業務非効率などの課題を抱えていたという。 

　「ファクスを受け取って解析し、入力するまでには最低でも数分間はかかる。化粧品のようにSKU（在庫管理上の最小の品目数単位）が多い場合は、1時間ほどかかることもあった。メール添付で発注書を受け取ることも増えているが、結局はデータの転記が必要である。結果的に一部のスタッフに負荷が集中し、属人的なアナログ作業から抜け出せないでいた」（KCMK）

図1：花王グループカスタマーマーケティングが導入した、スマートフォンアプリによる受発注システムの概要（出典：ユーザックシステム）
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　ファクスに起因するこれらの課題を解消するため、スマートフォンで受発注可能なシステム「Pittaly Order（ピッタリーオーダー）を、ユーザックシステムと共同で開発。2023年10月に試験導入し、同システムを採用した取引先は、導入後2カ月時点で250店舗、導入後4カ月の時点で約500店舗に広がった（図1）。

　同システムで、発注側はバーコードをスマホでスキャンするだけで発注が完了する。受注側は、ダッシュボードでデータを一元管理できる。KCMKによると、試験利用では受発注業務のミスがゼロだったという。

　現在の普及率（切り替え率）はファクスを使っていた取引先の数％だが、Webベースの受発注を含めて80%以上の電子化を目標に掲げている。