[事例ニュース]

2014年7月15日(火)IT Leaders編集部

リスト

同社は2006年、全社員が経費や旅費、交際費を発生時点で入力するシステムを導入。社員のコスト意識を高めるのに役立ててきた。

しかしその一方で、予実管理には問題が残っていた。上長による経費の承認は、経理部門が月次で作成する予実管理データを待って実施していたからだ。こうした事後処理ではリアルタイムの経費管理は難しく、「予算超過が判明したが、手の打ちようがない」といった事態が発生していた。

そうしたなか、販売管理や在庫管理といった基幹システムをSAPのERPシステムに移行することが決まった。データとマスターを一元管理し、経営状況をリアルタイムに把握できる環境を整えるためだ。

これを機に、経費精算システムの刷新に踏み切った。というのも、SAPシステムへの伝票入力には慣れが必要で、全社員を教育するには手間と時間がかかるからだ。それよりも、使い勝手を工夫した入力システムを別途構築し、SAPシステムと連携させるほうが現実的と判断した。

新システムは、社員が申請した経費を上長が承認した時点でSAPシステムに登録する仕組みだ。経費や交際費、生産工場設備、小売りチェーン別予算という4種類の予算を管理できる。個別の申請による予算増減を小売りチェーンや施策単位などでチェックし、予算超過時には承認者である上長へ警告する機能も備える。

新システムにより、経理部から送られる月次データを待つことなく、各部門がそれぞれの予算とその消化状況をいつでも把握できるようになった。経営判断の迅速化も実現できたという。

スミセイ情報システム製の経費旅費管理システム「皆伝！」を用いて構築した。システム基盤はNTTデータ イントラマート製の「intra-mart」。SAPとの親和性と導入実績を重視して選択した。