[事例ニュース]

2021年2月1日(月)日川 佳三（IT Leaders編集部）

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　リコージャパンは、顧客との契約手続きを電子化する。販売管理システムにクラウド型の契約システム（クラウドサイン）を連携させ、クラウド上で契約を締結できる体制を構築する。リコージャパンと顧客は、双方の合意に基づき、電子ファイルで作成する契約書を承認することで、契約の締結が完了する。

　2021年2月1日から、全国の支社で展開する。2020年11月からは、全国展開に先駆けて、4支社（愛知、三重、山口、長崎）に先行導入し、効果を検証してきた。まずは売買契約書を対象に導入し、2021年度以降に注文書や検収書、保守契約書、工事注文書などについても順次拡大する。

　リコージャパンの販売部門では、顧客との間で年間100万件を超える契約を締結している。これらを電子契約に置き換えることで、契約業務に関わる顧客の負担を軽減するとともに、自社の営業活動において今後5年間で200万時間相当の業務効率化を目指す。

　背景について同社は、契約や受発注など企業間をまたがった業務には、いまだに多くの紙が存在しており、生産性向上の障壁になっている状況を挙げる。「紙文書での作業や押印のための出社などは、リモートワークの妨げにもなっている。注文書や請求書、契約書などの手続き業務の電子化が急務である」（同社）