[事例ニュース]
弘前大学、人事システムを刷新、勤怠管理を中心に電子申請化で紙を8割削減
2022年7月22日(金)日川 佳三（IT Leaders編集部）
国立大学法人弘前大学（本部：青森県弘前市）は、人事システムを人事パッケージ「COMPANY」で刷新し、人事申請の電子化するなど人事関連の手続き業務を削減した。約80%の紙を削減できる見込みである。COMPANYを提供したWorks Human Intelligence（WHI）が2022年7月20日に発表した。
弘前大学は、人事システムを人事パッケージ「COMPANY」で刷新し、人事申請の電子化するなど人事関連の手続き業務を削減した。2020年1月に「COMPANY 人事・給与」「COMPANY Web Service」「COMPANY 就労・プロジェクト管理」の利用を始め、順次利用範囲を拡大していった。
まず、勤怠領域を中心に、人事申請を電子化した。ワークフローシステムのCOMPANY Web Serviceを活用し、年末調整、手当申請、マイナンバーの届け出、インフルエンザワクチンの接種申し込みまで、それまで紙ベースだった申請を電子化した。これにより、紙を約80%削減できる見込みである。
人事申請の電子化によって、申請に関する業務時間が減った。特に、マイナンバーの収集・管理は従来、紙の書類を鍵付きのセキュリティバックに入れて収集し、専用端末を使って手で入力していた。このため、非常に手間がかかっていたという。これら一連の工程を電子化し、工数を約90%削減した。
社会保険などの行政手続きについても、行政情報ポータルサイト「e-Gov」と連携することで簡素化した。e-GovとCOMPANYをAPIでデータ連携させ、さらに行政手続きを支援するクラウドサービス「Works Legal Output System」（LOS）を活用するようにした。これにより、申請データの作成、申請、審査状況の確認、公文書取得まで、COMPANY上で完結するようになった。
