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2024年12月9日(月)IT Leaders編集部

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　マクニカの「まるごと文書管理」は、中堅・中小企業に向けて提供する、クラウドストレージ/文書管理サービス「Box」の運用支援サービスである。Boxによる文書管理の運用作業を代行する。担当者は、Boxに関する各種作業をマクニカに依頼するだけで、下記のようなサービスの提供を受けることができる（図1）。

図1：「まるごと文書管理」の概要（出典：マクニカ）
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• 初期セットアップ作業の代行
  Boxのユーザーグループ作成、フォルダ作成、権限設定など基本的な環境構築を代行する。既存システムからのデータ移行ツール「Hakonnect for データ移行 管理者版」を提供する。
• 運用管理業務の代行
  入退職時のユーザー追加・削除・部署移動などに伴う権限設定の変更、利用状況レポート取得などを代行する。
• 従業員向けヘルプデスクの提供
  Boxの操作方法やトラブルに関する従業員からの問い合わせを受け付ける専用サポート窓口を提供し、Boxの全社的な利用を促進する。
• 内部不正やガバナンスリスクに対する監視オプション
  「MUCV for Box」を用いて、大量または営業時間外のダウンロード・削除の発生を通知する。パスワード未設定のオープンリンクの一覧、外部とのコラボレーションに関するレポートを定期的に提供する。

　「文書管理システムとしてBoxを採用する企業が増えている。一方で、機密情報の漏洩リスクを低減するためには、初期セットアップや従業員の入退社、部署移動の際の適切な権限設定/フォルダ構成が求められる。中堅・中小企業の場合、1人の担当者が他業務と兼務しているケースも多く、Boxの運用・管理にリソースを割けない状況に陥りやすい」（マクニカ）