[事例ニュース]

2019年8月9日(金)日川 佳三（IT Leaders編集部）

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　JICAでは、1年につき数千件の海外出張が発生している。海外出張の手配と経費精算業務が、職員の大きな負担になっている。例えば、出張にともなう書類の作成、メールや電話を用いた航空券の手配、経費申請の目視検査による多重チェック、上長の承認、各部署間の紙の証憑の回覧、関連システムへの入力などが負担になっている。

　今回の実証実験では、出張管理クラウドのConcur Travelと経費精算クラウドのConcur Expenseを導入する。あわせて、申請書・領収書や添付書類を電子化する。これにより、業務プロセスの効率化やペーパーレス化の有効性を検証する。また、海外出張時の航空券のコストを分析し、コストを削減できるかどうかを検証する。

　出張管理クラウドのConcur Travelによって、職員は出張規程に即した航空券をオンラインで簡単に手配できる。組織は、出張規程の遵守を徹底できる。経費精算クラウドのConcur Expenseによって、スマートフォンのカメラを使って領収書を電子化できる。これにより、外出先でも経費精算ができる。

　さらに、Concur Travelのデータ（予約情報、クレジットカードの利用明細、交通系ICカードの履歴）を、Concur Expenseに引き渡す。これにより、経費精算申請時においてこれらのデータを手動で入力する手間を省く。

　経費規程チェックも自動化し、日々の監査業務を軽減する。会計システムと経費データを連携できるため、承認者や経理担当者の業務を効率化できる。Concur Expenseにで保管した領収書データは後から検索できるので、監査対応の負担も削減できる。また、分析ツール「Intelligence」を使って経費支出を可視化・分析する。適正な経費使用を促し、ガバナンスの強化を目指す。