リコーは2019年10月16日、Microsoft Office 365と連携して会議室や各種設備など社内のリソースを予約・管理できるクラウドサービス「RICOH スマート予約サービス」を発表した。2019年10月21日から提供する。予約が入っていても使われない空（から）予約や、会議の長時間化などを削減する。価格（税別）は、初期費用が5000円。利用料金が月額4000円。
RICOH スマート予約サービスは、会議室に設置したルームモニター用のタブレット端末（iPad）とOffice 365をクラウド上で連携させ、会議室をスムーズに利用できるようにするクラウドサービスである。Outlookのスケジューラから会議室を予約するだけで、各会議室の端末に予約情報を反映する（写真1）。
写真1：「RICOH スマート予約サービス」の利用イメージ（出典：リコー）拡大画像表示
利用者は、Office 365のスケジューラ上で会議室の空き状況を確認し、会議を予約する。これにより、会議室に設置したルームモニターに予約情報を表示する。会議室への入退出時に、ルームモニターを操作してチェックイン（入出）／チェックアウト（退出）する。
予約時刻を過ぎてもチェックインしない場合は、自動でキャンセルとなり、Office 365のスケジューラに空室として反映する。これにより、他の利用者が代わりに使用できるようになる。
また、あらかじめ設定した会議終了時刻を端末から音声アラートで知らせることができる。これにより、会議の長時間化を抑制する。さらに、リコーのホワイトボード「RICOH Interactive Whiteboard」と連携し、入退出時に自動でスリープ状態のオン／オフを制御できる。
また、BI（ビジネスインテリジェンス）ソフトのMicrosoft Power BIと連携し、会議室の利用状況を分析して分かりやすく可視化できる。管理者は、ユーザーや部屋ごとに利用率やキャンセル率などの使用状況を把握できる。社内リソースの効率的な運用につなげることができる。
リコーは、本システムを自社オフィス内に導入し、社内実践に取り組んだ。この結果、「入室がなく自動でキャンセルとなった会議が14％を占め、このうち52％は再予約して有効に使った」、「会議の25％は、終了予定時刻の5分以上前に終わった」といった効果を上げた。
