富士ゼロックスは2020年3月9日、さまざまな契約書の署名や締結、保管までのプロセスを電子化する「電子署名クラウドサービス」の販売を日本を含むアジア太平洋地域で開始した。米DocuSignのサービスを再販する。価格は都度見積りとなっている。
電子署名クラウドサービスは、契約書の署名や取引先との受け渡し、保管といった契約締結プロセスをクラウド上で完結するサービスである（図1）。企業間の契約締結プロセスの効率化を支援する。米DocuSignのサービスを利用しており、富士ゼロックスのノウハウを組み合わせたとしている。
図1：電子署名クラウドサービスの利用イメージ（出典：富士ゼロックス）拡大画像表示
電子の契約書をクラウド上にアップロードし、双方の契約者が電子署名をすることで契約を締結できる。クラウド上ですべての手順が完結するため、紙の契約書の受け渡しに必要だったリードタイムを短縮できる。国や地域を問わず、契約書の締結から保管までをリアルタイムに行える。
利用者による電子契約書の操作ログを記録する機能を備えており、電子契約プロセス全体の信頼性と安全性も確保できる。シンプルでわかりやすい操作性のユーザーインターフェースを備えていて、スムーズな導入と運用が可能だ。
同サービスを活用して契約管理業務を電子化することにより、膨大な紙の契約書を保管するキャビネットや倉庫などのスペースに関わる費用や、郵送費、収入印紙の購入費用を削減できる。また、煩雑なペーパーワークにかかる物理的な作業工数も低減可能だ。紙の契約書を運用する際に発生する、紛失・盗難・改竄などのリスクの低減も図れる。
すでに紙で保存していて、同サービスでデジタル化できない契約書の管理については、富士ゼロックスの複合機やスキャンソリューションによって契約書を電子化できる。同社の文書管理クラウドサービス「Smart スマート Workstreamワークストリーム」と合わせて利用すれば、紙と電子両方の契約書の一元的な管理も可能になる。
