リコージャパンは2020年10月14日、国内中堅企業向けに、文書管理やワークフローを効率化するクラウドサービス「RICOH コンテンツ活用＆業務効率化サービス」を発表した。同年10月19日から首都圏エリアで販売を開始し、2021年1月以降全国に拡大する。
リコージャパンの「RICOH コンテンツ活用＆業務効率化サービス」は、リコーのグループ会社である独DocuWareが開発する文書管理ソフトウェア「DocuWare」を軸に、文書管理やワークフローを効率化するクラウドサービスである（図1）。
図1：「RICOH コンテンツ活用＆業務効率化サービス」の概要（出典：リコー）拡大画像表示
DocuWareは、OCR（光学文字認識）で紙文書をデータ化できる文書管理ソフトウェアである。複合機でスキャンしたデータや受信したファクス、メール文書、添付ファイル、Webフォームなど、各種形式の情報に対して自動的に全文OCR処理を実施し、AIを使って文書の種類や内容、配置などを学習する。検索のためのインデックス情報も自動で抽出する。
申請書や請求書など、社内の承認が必要なワークフローも、あらかじめ定義された承認フローに従って自動化できる。GUI画面上で、文書のデジタル化から承認ワークフローまでを完結できる。出張時やリモートワーク時でも、PCやスマートフォン、タブレット端末などのデバイスから各種の作業を実行できる。
RICOH コンテンツ活用＆業務効率化サービスでは、ユーザーの業種業務に合わせて、固有のプロセスに対応したモデルを提供する。「帳票処理自動化」「注文書ファクス処理の効率化」「契約書管理効率化」「ワークフロー文書管理」の4つの業務モデルを提供するとともに、業種向けモデルとして「製造現場かんたん文書管理」モデルを用意した。今後、順次モデルを拡充する。
クラウドサービスとして提供する。アプリケーションは、リコージャパンのシステムエンジニアがユーザーの業務に合わせて構築する。
背景としてリコーは、働く場所を問わず、自動化・省力化によって業務の生産性を向上させることが課題になっている状況を挙げる。「一方、企業内外との情報伝達・共有では、デジタル化の遅れによって、中堅・中小企業を中心に、現在でも紙文書でのやりとりが多く発生しており、業務プロセス効率化の障壁になっている」（同社）
