[事例ニュース]

2023年11月29日(水)IT Leaders編集部、日川 佳三

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　森永製菓グループで、チョコレート・ココアなど業務用食品素材を製造・販売する森永商事。同社はこれまで、受注の大半をファクスでやり取りし、受注業務には1日5時間、月間100時間ほどかかっていた。午前中は出荷の締切時間に追われ、出荷先や納期、商品・種類、単位数などの入力ミスが起こりやすい状況だったという。

　こうした中、Web発注ツールの導入を検討したが、取引先が送付してくる発注書の多くは、基幹システムからの出力送信、インターネットファクスや独自のファクス発注システムによる送信などで、導入が難しかった。

　そこで、ファクスで受け取った発注書をAI-OCR（光学文字認識）で取り込む運用を検討。Deepworkの「発注書AI-OCR（invox）」と同ツールのオプション「REFAX機能」、受発注業務を電子化するインフォマートの「BtoBプラットフォーム 受発注ライト」を導入した（図1）。

図1：「発注書AI-OCR（invox）」と「BtoBプラットフォーム 受発注ライト」の連携（出典：インフォマート）
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　発注書の受け取りから返信、基幹システムへの受注データ入力までの作業を電子化した。ファクスやメール添付のPDFで受け取った発注書を発注書AI-OCR（invox）がデータ化し、BtoBプラットフォーム 受発注ライトに連携、この受注データを基幹システムにインポートする仕組みを整えた。

　導入によって、1枚に約3分かかっていた処理時間を1分弱に短縮。特に、多忙な午前の受注作業の効率が大幅に向上した。入力業務の知識・経験が浅い担当者でも、受注情報を入力可能な体制を構築しているという。

　以前は、冬季の繁忙期になると入力作業が増大し、派遣社員を雇ってつど研修・教育を行いながら対応していたという。今後は、繁忙期を迎えても人員を増やすことなく通常月と同様に対応できるよう、AI-OCRへの切り替えを進めていく予定である。