[事例ニュース]

2014年6月10日(火)IT Leaders編集部

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同社の役員会議は従来、事務局が事前に印刷した大量の紙資料を用いて実施していた。このため、環境負荷や情報漏えいリスク、事務局の準備負担などが問題となっていた。

そこで、ペーパーレスを前提とした会議システムを導入。社内の役員会議室に、タッチパネル型ディスプレイ20台を設置した。役員は会議中、このディスプレイ上で資料を閲覧できる。

環境負荷を軽減する効果は大きい。年間約4万枚の用紙を削減できる見込みだ。印刷工数や、直前の資料差し替えにかかる作業負担も減らせる。テレビ会議システムと組み合わせることで遠隔地から会議に出席可能になるため、出張費用の削減にもつながっている。

新システムは、情報漏えいの防止にも役立つ。資料データはサーバー上で暗号化して一元管理する。端末側にはデータを残さない。さらに、閲覧権限を設定するこことより、紙の資料を配布していた従来より高いセキュリティを確保する。

会議を活性化する狙いもある。ディスプレイ上では資料閲覧のほか、スタイラスペンを利用してコメントを書き込んでほかの参加者と共有できる。自席や自宅のパソコン、タブレット端末（iPad）を利用して会議前に資料を参照することも可能だ。こうした利便性を提供することにより、参加者同士の議論を深められるという。

NECがシステム構築を担当した。