[事例ニュース]

2015年4月2日(木)IT Leaders編集部

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同学部は、約100人が参加する教授会を1カ月に2回の頻度で開いている。この教授会においては従来、100～200ページにおよぶ資料を紙で配布していた。

会議のたびに約1万～2万枚の資料を作成・配布・回収する作業負荷は膨大だった。会議直前の資料の差し替えも難しかった。そこで、紙の代わりにiPadを使って資料を閲覧するためのシステムの構築に踏み切った。

新システムは、会議資料をサーバーで一元管理し、会議時に公開する仕組み。会議の参加者は、iPad上の専用アプリケーションを用いて資料を閲覧する。

ペーパーレス化により、紙ベースの会議につきものだった作業負荷を軽減できたほか、セキュリティを強化する効果が出ている。会議体ごとに、資料を閲覧できるメンバーを細かく設定できるほか、秘匿性の高い資料については会議終了後にサーバーから削除できるからだ。

日立ソリューションズの文書管理システムを用いて構築した。操作の容易性や、閲覧権限を付与する機能を評価した。