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2020年1月21日(火)IT Leaders編集部

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　Mail Alertは、Office 365のメールソフト「Outlook」のアドインとして実装した、誤送信対策ツールである。Outlook使用中にポップアップ画面を表示し、誤送信を防止する。誤送信防止のほか、Zip暗号化、BCC一括変換などの機能を標準で提供する。社内メールにも適用可能で、社内で機密情報のやり取りを行う場合の誤送信対策としても利用できる。

　具体的には、メールの送信直後にポップアップ画面を表示する（図1）。送信先を確認する画面によって宛て先の間違いを防止する。よく使っているアドレスかどうか、アイコンの色で直感的に判断できる。

図1：Mail Alertの送信アラート画面（出典：SBテクノロジー）
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　添付ファイルがある場合は、表示ファイル名に間違いがないか、再確認を促す。このほかのルールも設定可能で、管理者が設定したルールに従って警告を表示できる。メールは警告確認後に送信する仕組み。

　Office 365や Exchange Online、オンプレミスなど、Outlookがサポートするメールサーバーすべてで利用できる。最低10ライセンスから導入が可能で、部分導入できる。セキュリティを強固にする部門に限って導入したり、子会社に限って導入したりできる。

　背景について同社は、個人情報事故に占めるメール誤送信の割合が年々増加傾向にあることを挙げる。日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）の報告では、2014年度の18.5％に対して2018年度は25％に増えている。また、金融業界などで個人情報や機密情報を取り扱う特定部門では、社内メールに対する誤送信対策のニーズが高まっているという。