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高槻病院、Handbookで会議をペーパーレス化、年間20万枚の印刷用紙を削減

2020年6月18日(木)日川 佳三(IT Leaders編集部)

社会医療法人愛仁会高槻病院(所在地:大阪府高槻市)は、モバイル向けコンテンツ管理システム「Handbook」(ハンドブック)を導入した。すべての会議でHandbookを活用してペーパーレス化を図った結果、年間20万枚の印刷用紙を削減し、会議運営コストを10分の1に抑制できた。Handbookを販売したアステリアが2020年6月17日に発表した。

 高槻病院は、会議のペーパーレス化を目的に、タブレット向けの文書管理・配信サービス「Handbook」を導入した(図1)。この結果、年間で約20万枚の印刷用紙を削減できた。この結果、会議の運営コストを従来の10分の1に削減し、約200時間を要していた会議の準備工数も削減できるようになった。

図1:高槻病院によるHandbookの利用イメージ(出典:アステリア)図1:高槻病院によるHandbookの利用イメージ(出典:アステリア)
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 直前まで発生しがちな資料の差し替えにも、容易に対応できるようになった。常に最新の資料で会議を実施できるようになったことから、会議の精度が向上した。会議資料や議事録をタイムリーに共有することで、リモートでの参加者や欠席者もきちんと情報をキャッチアップできる体制を構築できた。

 今後は、Handbookを研修資料の配信などにも活用する。

 Handbookを利用する端末は、会議用のタブレットや、院内の管理職が持つ約400台のスマートフォンである。これを使って、150人を超える大規模会議や、週次の経営会議、感染対策・医療安全委員会など、すべての会議でHandbookを活用している。院内やリモート環境からの参加者も含めた会議資料や議事録についても、Handbookで資料を共有している。

 背景には、会議の運用コストが課題になっていた状況がある。経営会議や各種委員会などの会議資料の印刷や運搬などにかかる工数、および印刷費や廃棄費用といった運用コストの削減が課題になっていた。また、紙での運用に起因する、頻繁に発生する資料の差し替え作業、機密情報を含む資料の取り扱い、管理方法についても、有効な施策を検討していた。

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