ロボフィスは2020年8月6日、NTTデータと共同で、 RPA（ロボットによる業務自動化）ソフトウェア「WinActor」で動作する「メール転送・周知業務代行ロボット」を開発したと発表した。NTTデータの「コロナ対策応援プロジェクト」を通じて無料で提供する。
ロボフィスとNTTデータは、NTTデータが手がけた3000社を超える業務自動化実績を分析し、 総務・人事部門からの要望が特に多い「メール転送・周知業務代行ロボット」を開発した。現場で効果を上げていたロボットのノウハウをもとに、他のユーザーでも簡易に使えるように汎用化した。
ロボットは、WinActor上の自動化シナリオとして動作する。汎用シナリオとメンテナンスマニュアルを提供する。マニュアルを見ながら修正するだけで、Outlook環境など各種のメーラーソフト環境で利用できる。WinActorはノンプログラミングで利用できるRPAツールだが、必要に応じてロボフィスのRPAコンサルタントによる支援サービスも利用できる。
事例を紹介している。あの企業では送付先リストごとに、異なる添付ファイルをつけて、毎日午前中いっぱいをかけてメールで周知事項を配信していた（図1）。これを自動化した。配信マスターを準備し、添付ファイルをフォルダに格納するだけで済むようになった。これにより、年間で1200時間の業務を削減した。
図1：「メール転送・周知業務代行ロボット」の事例（出典：ロボフィス）拡大画像表示
メール転送・周知業務代行ロボットは、NTTデータの「コロナ対策応援プロジェクト」を通じて無料で提供する。WinActorで使える汎用のシナリオと、シナリオをユーザー要件に合わせて修正するためのマニュアルに加え、WinActorフル機能版の試用ライセンス（利用開始から1カ月）が付く。
