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MOTEX、請求書の配送をWeb配信/郵送代行に置き換え、経理部の確認作業を半減
2021年5月17日(月)日川 佳三（IT Leaders編集部）
エムオーテックス（MOTEX）は、これまで紙で運用していた顧客への請求書発行業務を、Web配信および郵送代行に切り替えた。これまで経理部の担当者2人が約40時間かけて行っていた作業を、約半分の時間に短縮した。システムは2020年9月から運用している。基盤ミドルウェアとして、PDF帳票をWeb配信・郵送できるサービス「SVF TransPrint」を導入した。SVF TransPrintを提供したウイングアーク1stが2021年5月17日に発表した。
エムオーテックスは2020年9月、これまで紙で運用していた顧客への請求書発行業務を、Web配信および郵送代行に切り替えた（図1）。効果として、これまで経理部の担当者2人が約40時間かけて行っていた作業を、約半分の時間に短縮した。
図1：エムオーテックスが導入したSVF TransPrintの運用イメージ（出典：ウイングアーク1st）拡大画像表示
以前は手動で、紙の請求書を郵送していた。Salesforce.comのデータを基にPDFの請求書を出力して印刷し、経理部門が内容を確認し、封入していた。この作業に、担当者2人が毎月約40時間をかけていた。
その後、コロナ禍によるリモートワーク下で、PDFの請求書をメールで送付する仕組みも試みた。しかし、メールの本文や送付先、添付ファイルのダブルチェックをその都度行わなければならず、紙での運用以上に確認作業の手間が発生した。
こうした経緯から、請求書を自動で配信する運用を検討し、PDF帳票をWeb配信・郵送するサービス「SVF TransPrint」を導入した（関連記事：PDF帳票をWeb配信・郵送するサービス「SVF TransPrint」を強化、CSVで配信先を一括更新）。
SVF TransPrintを使うと、帳票のPDFファイルをアップロードするだけで、あらかじめ登録した取引先に対して自動で配信できる。PDFファイルをWebでダウンロード配信するやり方と、PDFを印刷したものを郵送で代行配信するやり方ができる。
請求書PDFを任意の取引先ごとに自動振り分けする機能があることを評価した。まとめて一つの請求書PDFを出力しアップロードするだけで、取引先ごとに自動で振り分けてくれる。紙の請求書が必要な顧客には自動で郵送処理できる。
エムオーテックスは、SVF TransPrintの機能として、PDFの請求書を取引先ごとに自動で振り分けできる点を高く評価している。以前は1つ1つ個別に出力して管理していたが、これを取引先ごとに自動で振り分けられるようになり、人的作業によるミスを防ぐと同時に、業務効率を大幅に向上させられたとしている。
