[事例ニュース]

2021年7月5日(月)日川 佳三（IT Leaders編集部）

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　繊維・工業製品の専門商社であるGSIクレオスが、伝票や帳票業務を文書管理システムで電子化した。ステップ1として、AI-OCR（光学文字認識）によって仕入伝票のデータ入力を省力化した。ステップ2として、これまで取引先に郵送していた帳票を電子化し、Webで配信するようにした（図1）。

図1：GSIクレオスは、伝票や帳票業務のデジタル化にあたり、AI-OCR機能を備えた文書管理クラウド「SPA Cloud」と、帳票をWeb配信できるクラウドサービス「invoiceAgent TransPrint」を導入した（出典：ウイングアーク1st）
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　GSIクレオスの子会社でアパレル婦人服を販売するクレオスアパレルは、70店舗の直営店を展開しており、各店舗に商品を配布する際の入荷伝票が月に約1000枚発生する。これまでは、手書きで書かれた仕入伝票のデータを基幹システムに取り込むため、本部の担当者がデータを手入力していた。

　これらの手入力の作業を、AI-OCRで省力化した。手書き文字の読み取り精度とコストのバランスを重視し、2019年11月にウイングアーク1stの「SPA Cloud」の利用を開始した。導入後は、読み取ったデータをSPA Cloudに送り、取引先のフォルダごとに振り分けて格納し、基幹システムに取り込む運用になった。

　GSIクレオスではこれまで、基幹システムから月末などの締め日ごとに、約1000社の取引先に向けて請求書を発行していた。PDF形式で出力した請求書を紙に印刷し、取引先ごとに仕分けして封入、郵送していた。これらの一連の作業は、13人ほどの管理部門担当者が行っていた。

　請求書の配送作業を省力化するため、請求書をWebで配信するウイングアーク1stの「invoiceAgent TransPrint」を2020年11月に導入した。Web配信で請求書を受領する取引先は現在500社ほどで、これまで取引先に請求書を発行するための印刷、仕分け、封入や郵送の作業が半減し、郵送料や紙代の削減にもつながったという。