[事例ニュース]

2015年2月4日(水)IT Leaders編集部

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事業拠点や職員が増加するなか、職員の事務作業を軽減し、本来の介護業務に集中できる環境を実現することが同会の課題となっていた。そこで目を付けたのが、申請・承認業務の電子化だ。電子承認システムに移行することにより、紙のりん議書をやり取りするための作業負荷を減らせると判断した。

職員は、Webブラウザ上のグループウェア画面から新システムにアクセスする。場所や端末に縛られず、PCさえあれば利用できるため、承認が滞留することがなくなり決済スピードが大幅に向上した。具体的には、紙ベースだった従来のやり方では1～2週間かかっていた決裁を、約3日で完了できるようになった。さらに、緊急で承認を得る必要がある際、上司がいる場所を探したり、りん議書を購買部に持ち込んだりする職員の負担もなくなった。りん議書を電子化したことで、保管や管理にかかる手間や時間、スペースを削減する効果も上がっている。

申請や承認の日付を後から変更できない「非改ざん性」や証跡を確実に追跡できる点を評価し、エイトレッドの製品を採用した。