[事例ニュース]

2019年7月1日(月)IT Leaders編集部

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　大分市では、毎年約12万件の請求書が発生しており、目視検査による多重チェック、上長承認時の紙の証憑の回覧が、職員の負担になっている。また、行政の適法性あるいは妥当性の保障を目的とした監査対応の際、調査対象となる紙の証憑を探し、目視で確認する必要があることも課題となっている。

　実証実験では、特定の支出費目において、支出命令で発生している紙の請求書をConcur Invoiceを使って電子データとして管理することで、業務プロセスの効率化やペーパーレス化の有効性を検証する。あわせて、電子化した請求書データの分析により、他部門との情報共有や予算要求への活用などの経費マネジメントの高度化に資する手法についても調査研究を行う。

　Concur Invoiceを活用し、複合機やスキャナーなどで電子化した請求書データを集中管理することで、承認フローをクラウド上で管理できるようになる。また、規程チェックを自動化でき、承認者や経理担当者の管理業務を削減して、業務の効率化を見込める。

　Concur Invoice上で保管された請求書データは検索可能なため、監査対応の負担軽減も図れる。将来的には、紙の証憑の保管コストの削減にも繋げる考えだ。