円谷プロダクションは、紙の契約書と電子契約書をオンラインで一元管理するシステムを導入し、契約データベースを構築した。契約情報を資産化することで、契約状況の把握や契約内容の最適化などに役立てる。システム要素として、Sansanの契約業務支援のクラウドサービス「Contract One」を採用した。Sansanが2022年12月15日に発表した。
円谷プロダクションによると、同社ではライセンス事業などに携わるコンテンツ＆デジタル事業において、多岐にわたる契約の取り交わしが発生し、契約台帳の作成と管理に多大な工数がかかっていたという。
また、電子契約書と紙の契約書を異なるフローで保管していたことから、管理が煩雑化していたほか、手軽に参照できなかったという。今後の事業の成長によって契約の取り交わしが増えることが予想され、契約情報の保管・管理方法の効率化を求めていた。
そこで同社は、紙の契約書と電子契約書をオンラインで一元管理するシステムを導入し、契約データベースを構築した。契約書の保管・管理業務を効率化したほか、契約情報を資産化することによって、契約状況の把握や契約内容の最適化などに役立てられるようにした。
システム要素として、契約業務に関する各種の機能をクラウドで提供するSansanの「Contract One」を採用した（関連記事：契約業務クラウド「Contract One」、提携倉庫による原本保管オプションを追加）。
Contract Oneの機能の1つが、契約書の形式（紙の契約書、電子契約書）を問わず、契約書のデータをアップロードするだけで契約データベースを構築可能なこと。電子帳簿保存法の要件を満たすために必要な項目を抽出してデータベースに反映する。取引先名や契約期限などの項目を検索して参照可能である。
英文の契約書もデータ化する。円谷プロダクションは海外企業との契約の取り交わしも多いことから、Contract Oneの活用によって契約書の管理や参照にかかる工数が減る。
