[事例ニュース]
メルカリ、部門横断型のワークフローシステムをServiceNow App Engineで構築、申請プロセスを自動化
2022年4月11日(月)日川 佳三（IT Leaders編集部）
メルカリは、これまで部門ごとにバラバラに開発してきたワークフロー業務を全社で統一するため、ローコード開発基盤「ServiceNow App Engine」を導入した。利用頻度の高い承認申請や問い合わせに対して部門横断型で使えるワークフローシステムを開発し、従業員向け申請・問い合わせサイトで一括して提供できるようにした。ServiceNow Japanが2022年4月11日に発表した。
メルカリは従来、各部門がそれぞれの業務を効率化するため、部分最適化したシステムを個々に導入してきた。このため、部門を横断する申請や問い合わせをする際は、それぞれの部門にそれぞれのフォーマットで申請を行う必要があった。この状況を改めるため、ワークフロー業務アプリケーションの開発・実行基盤としてServiceNow Japanの「ServiceNow App Engine」を導入した。
ServiceNow App Engineにより、社内で必要となる、ベンダー登録、IT資産の購入、社内のメーリングリスト作成、登記簿のコピー発行といった、利用頻度の高い承認申請や問い合わせに対して、部門横断型のワークフローを実現するアプリケーションを開発した。これらを、従業員向けの申請・問い合わせサイトで一括して提供できるようにした。
例えば、取引先登録の申請プロセスは、取引先との契約書を作成、法務がレビューして承認、稟議申請、決裁者への申請、承認を受けた後に購買に発注申請、というものになる。従来は、各承認者や部門に個別に申請を提出する必要があった。さらに、申請に必要な手順を従業員が把握しておく必要があった。
App Engineにより、これらのプロセスを従業員が把握していなくても、従業員からの承認申請を起点に、部門を横断して必要なレビューや承認を実施するワークフローを開発し、申請プロセスを自動化できるようになった。承認者への申請や問い合わせの通知をコミュニケーションツールに上げる仕組みも実現した。
外部の業務システムとも連携させた。申請書を入力する際に繰り返し入力する基本情報は、それぞれの業務システムから最新データを自動で入力する仕組みとした。今後は、与信管理システムや基幹系システムとも連携させる。例えば、何かを発注して請求を受けた時に、承認された予算枠を特定し、ここから支払いを行うワークフローの実用化も視野に入れる。
承認申請などのワークフローのほかにも、従業員が社内の各種手続きに関する手順や規約を閲覧するためのポータルサイト「merportal（メルポータル）」もApp Engineで刷新した。よく検索されるワードや、それぞれのページがどれぐらい閲覧されているかなどの分析ができるため、分析結果に応じて継続的に操作性の向上を図れる。今後は、申請・問い合わせサイトとmerportalを統合する。メルカリの海外拠点である米国においても同様の仕組みを展開する予定である。
