サービス事業者向けのクラウドERP「Reforma PSA」を提供するオロは2022年8月17日、Reforma PSAの新オプション「ファイル管理オプション」を発表した。2022年1月に施行が始まった改正電子帳簿保存法（改正電帳法）への対応として、受取請求書と領収書をReforma PSAで電子保存できるようにした。
オロの「Reforma PSA（Professional Service Automation）」は、プロジェクト型の受託ビジネスを運営するサービス事業者向けのクラウド型ERPソフトウェアである（関連記事：オロ、サービス事業者向けERP「Reforma PSA」新版、インボイス制度準拠の請求書を作成可能に）。ITサービスやWeb制作、コンサルティングなどの受託ビジネスにおいて、各業界の商習慣を取り込んだ機能群を提供する。
図1：クラウドERP「Reforma PSA」の「ファイル管理オプション」の概要（出典：オロ）拡大画像表示
今回、Reforma PSAの新オプション「ファイル管理オプション」を用意した（図1）。「電子証憑保管機能（改正電帳法対応）」と「案件情報へのファイル添付機能」の2つの機能を備える。
「電子証憑保管機能」は、受取請求書と領収書をReforma PSAで電子保存する機能。電子データ（PDF、画像など）の領収書や、スマートフォンで撮影した領収書画像をアップロードし、アップロードしたファイルにタイムスタンプを付与する。日付・金額・取引先などを条件にファイルを検索可能である。
先方から受領した電子データ（PDF、画像など）とスマートフォンで撮影した領収書画像の両方をアップロード可能であることから、改正電帳法が求める「電子取引データ保存要件」と「スキャナ保存要件」のどちらにも準拠する。
Reforma PSAの業務フローに沿って、証憑の保存とチェックが可能。例えば、Reforma PSAで経費の申請をする場合、現場のユーザーは金額や支払先などのデータをReforma PSAに入力して電子申請する。この際、上長と経理担当者は、経費データの明細だけでなく、領収書データのチェックも同時に行える。
業務の効率化も見込める。申請内容と証憑を突合する手間や、税務調査が入った際の証憑の検索・提出の手間を減らせる。証憑保管が基幹業務システムのワークフローに組み込まれることで、内部統制も強固になる。
もう1つの機能「案件情報へのファイル添付機能」は、案件登録画面や見積作成画面などReforma PSAの各画面において、ファイルを添付・内容確認・ダウンロードする機能。Reforma PSA上で各種業務に紐づいたファイルを確認できることから、登録した情報に対応するファイルを都度システム外に探しに行く手間が減る。
