[事例ニュース]

2022年5月20日(金)IT Leaders編集部

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　ウェザーニューズは、海運・航空・道路・鉄道などの交通気象に加え、流通・物流・エネルギー気象をはじめとした、陸・海・空の40を超える気象情報サービスを提供している。事業上、公共団体との取引も多く、毎年特定の期間に集中して数百件の契約締結業務が発生するという。

　「公共団体との取引では、紙による契約締結が一般的であることから、印刷や製本、押印などのアナログな業務が無くせない。このことが、繁忙期において担当部署の負担となっている。締結作業の遅延や対応の漏れなどが発生するリスクをはらんでいた」（ウェザーニューズ）。

　そこで同社は、Sansanの契約業務クラウドサービス「Contract One」を導入して、公共団体との取引で必要な紙の契約書業務をオンラインで完結できるようにした（関連記事：クラウド契約業務サービス「Contract One」、提携倉庫による原本保管オプションを追加）。

　特定の期間に集中する公共団体との契約更新において、紙の契約書を回付する際に必要な押印作業などのアナログな業務を効率化。繁忙期であっても、担当者の業務を圧迫することなく、安定して契約業務を遂行できるようにした。

　Contract Oneの「スマート判子」機能は、ユーザー企業の印鑑（印章）を預かることで、紙の契約書に関わる印刷・製本から押印、郵送などのアナログな作業を代行する。ユーザー企業が紙の契約書を発行する場合だけでなく、取引先から受領する場合でも、Contract Oneが代理で契約書を受領しデータ化する。ユーザー企業は、クラウド上で契約書を確認し、押印を指示するだけで、契約業務を完結できる。